13.05.2024 | Blog Effizienzsteigerung und Kosteneinsparungen: Warum Unternehmen Enterprise Search Software brauchen

Enterprise Search Software ist ein intelligentes Werkzeug, das Unternehmen dabei unterstützt, relevante Informationen, die auf verschiedensten Systemen und Datenquellen verteilt sind, für ihre Mitarbeiter schnell erreichbar zu machen. Klingt interessant, wird sich da mancher denken, aber was hat es mit wirtschaftlichem Erfolg zu tun, sich ein weiteres kostenpflichtiges IT-Tool anzuschaffen? 

Welche Effekte hat Enterprise Search Software auf den wirtschaftlichen Erfolg von Unternehmen?

Die richtige Information zur richtigen Zeit für jeden Mitarbeitenden unkompliziert zugänglich zu machen und mit den Daten und Informationen sinnvolle Weiterarbeit zu ermöglichen, ist eine große Herausforderung für jedes informationsgetriebene Unternehmen. Genau diese Aufgabe löst KI-basierte Enterprise Search Software und hilft Unternehmen somit in mehrfacher Hinsicht dabei, wirtschaftlich erfolgreicher zu sein. Folgende Effekte ergeben sich daraus:

• Kosteneinsparungen durch schnelleren Zugriff auf Informationen: Mit einer zentralen Search-Lösung finden Mitarbeiter aus Millionen von Dokumenten rasch das benötigte Unternehmenswissen ohne lange zu suchen. Das spart Zeit, vor allem in Abteilungen wie Kundenbetreuung oder Helpdesk, wo es auf schnelle Problemlösungen ankommt, aber einfach auch für alle Mitarbeiter, die täglich Informationen empfangen, verarbeiten, nutzen und erstellen müssen.
   
• Effiziente Informationssuche verbessert die Produktivität: Wenn Mitarbeiter die wesentlichen Daten schnell parat haben, nutzen sie das vorhandene Wissen und bauen darauf auf. Sie erfinden das Rad nicht zum x-ten Mal neu und vermeiden die wiederholte Sammlung, Kondensation und Veredelung von Informationen. Dies ist nicht nur für wissensintensive Branchen und Abteilungen mit großen Informationsbeständen wie Forschungs- und Entwicklung von großer Bedeutung.
   
• Mehr Qualität durch präzise Suchergebnisse: Mitarbeiter erhalten dank intelligenter Algorithmen genaue und vollständige Informationen. Darauf basierend lassen sich bessere Entscheidungen treffen – oder im Umkehrschluss: kostspielige Fehlentscheidungen vermeiden.
   
• Signifikante Effizienzsteigerung durch generative KI im Zusammenspiel mit intelligenter Suche: Eine smarte Enterprise Search Software hilft nicht nur Dokumente wie Protokolle, Berichte und Analysen zu finden und deren Inhalte schnell zu identifizieren. Sie kann diese auch durch integrierte generative KI weiterverarbeiten. So lassen sich beispielsweise aus den Dokumenten Zusammenfassungen mit Kernaussagen erstellen, Sachstände aggregieren, Besprechungsmitschnitte transkribieren und Action Items ableiten. Mitarbeiter müssen KI-generierte Entwürfe nur noch „finetunen“, anstatt von Null zu beginnen. Hier steckt großes zusätzliches Effizienzpotential.

Berechnungen zur Effizienzsteigerung

Wie lassen sich nun die genannten Effekte von intelligenter Suche anhand von Zahlen untermauern? Große Beratungsunternehmen gehen von durchschnittlich 9 Stunden Rechercheaufwand pro Woche für „Information Worker“ aus. Dies hängt natürlich von der Art der Tätigkeit ab und muss individuell betrachtet werden. Die Beratungsunternehmen schätzen, dass sich bis zu 6 Stunden pro Woche durch eine intelligente Suchmaschine einsparen lassen. Das klingt etwas hoch gegriffen und betrifft sicher auch nur die „Power User“ und nur in bestimmten Projekten. Kalkuliert man nur mit der Hälfte oder einem Drittel der eingesparten Zeit, kommt man immer noch auf sehr hohe Beträge.

Beispielhafte ROI-Rechnung (Vollkosten)

• 1.000 Mitarbeiter 
• 40 Arbeitswochen/Jahr 
• Einsparung je Mitarbeiter 4 h pro Woche 
• Nur die davon tatsächlich produktiv genutzte Zeit wird in die Berechnung aufgenommen, konservativ betrachtet 2 h pro Woche
• Entspricht 80.000 Arbeitsstunden pro Jahr, bewertet mit durchschnittlich 72€/h (IHK-Empfehlung) 
• Bei 2 h Rechercheaufwand pro Woche => jährliche Einsparungen: 5.760.000 € 
• Bei 1 h Rechercheaufwand pro Woche => jährliche Einsparungen: 2.880.000 €

Selbst bei Zeiteinsparungen von 10 Minuten pro Woche und nur für 100 Mitarbeiter ergibt sich ein Einsparungspotenzial, das über den Einführungskosten liegt, was einem ROI von unter einem Jahr entspricht.

Stimmen aus Unternehmen zum Einsparpotential durch Enterprise Search Software

Längst nicht alle Unternehmen betreiben exakte Messungen – wer hat schon die Zeit dafür. Aber hier sind beispielhaft einige Aussagen von IntraFind-Kunden über die Wirtschaftlichkeit und den ROI der Software iFinder:

• „Erfahrene Mitarbeiter in der Servicehotline finden durch den iFinder nachweisbar bis zu 11 (!) mal schneller. Untersuchungen mit neuen und ungeübten Mitarbeitern bringen noch deutlich positivere Ergebnisse.“ (Fertigungsindustrie)
   
• „Zeiteinsparung pro Jahr pro Person im Durchschnitt: 12 Tage– für Fachaufgaben wie Hotline wesentlich höher!“(Finanzinstitut)
   
• „Einige „Power User“ sparen seit Einführung der übergreifenden Suche für das Produktdatenmanagement bis zu 60% (!) ihrer Arbeitszeit ein.“ (Automobilzulieferindustrie)
   
• „Anfangs wurden sehr ernst ROI-Berechnungen betrieben, man hat aber schnell Abstand davon genommen. Die Rechnung war ganz einfach: TCO (Total cost of ownership)* berechnet auf 5 Jahre, also Lizenz plus Wartung plus Schulungen/Workshops und zusätzliche Implementierungsleistungen aufgrund von Individualanforderungen. Der Betrag wurde dann durch 60 Monate geteilt und auf die User umgelegt. Das Ergebnis: etwas über 80cts/User und Monat. Spart man sich also nur 1 min/Woche, hat sich die Investition bereits gelohnt. Daraufhin wurde jede weitere Überlegung zur Wirtschaftlichkeitsbetrachtung eingestellt.“ (Fertigungsindustrie)

*Die Total Cost of Ownership (TCO) bezeichnen die Gesamtkosten eines Produkts während dessen Lifecycle. Bei der Betrachtung der TCO zählen nicht nur die Kosten des ursprünglichen Kaufs, sondern auch die Gesamtkosten des Produkts oder Service über den kompletten Nutzungszeitraum hinweg.

Weit mehr als Zeitersparnis - Geschäftsrisiken minimieren und Prozesse optimieren

Zusätzlich zu den Kosteneinsparungen durch schnelleren Zugang zu Unternehmensinformationen lassen sich durch Enterprise Search Geschäftsrisiken minimieren, beispielsweise mit DSGVO- und Compliance-Analysen von Dokumenten oder der Einhaltung von Information Governance durch smartes, KI-basiertes Datenmanagement. Weitere Mehrwerte ergeben sich aus der Beschleunigung textbasierter Prozesse durch Automatisierung, wie z.B. für themenbasierte E-Mail-Weiterleitung aus allgemeinen Mail-Postfächern, Antragsbearbeitung oder Textzusammenfassungen. Nicht zu unterschätzen sind „weiche“ Faktoren wie zufriedenere Kunden und Mitarbeiter.

Fazit

Um das Optimum aus vorhandenen Unternehmensinformationen herauszuholen und diese für den Unternehmenserfolg gewinnbringend einzusetzen, lohnt sich die Einführung einer Enterprise Search Software – und zwar schnell und nachweisbar. Denn diese Investition amortisiert sich rasch. Organisationen sollten sich zudem Gedanken darüber machen, nach welchen Informationen Mitarbeiter suchen, warum sie diese suchen, und was passiert, wenn sie die Informationen nicht finden. So lässt sich der Nutzen klarer bewerten. Entlasten Sie Ihre Mitarbeitenden von stupiden Routine-Arbeiten durch den Einsatz einer Enterprise Search mit Generativer KI für diejenigen Aufgaben, die wirklich die Expertise Ihre kostenintensiven Fachkräfte bedürfen.