Behörden, Kommunalverwaltungen und Ämter sehen sich täglich mit einer wachsenden Flut an Informationen konfrontiert – von bürgergenerierten Daten über Verwaltungsvorschriften bis hin zu aktuellen Verwaltungsunterlagen und Archivdokumenten. Der Anspruch der Bürgerinnen und Bürger auf schnelle und effiziente Dienstleistungen wächst stetig, da sie durch die Digitalisierung im Konsumentenbereich hohe Standards gewöhnt sind.
Eine vielversprechende Technologie zur Bewältigung dieser Herausforderungen ist KI-basierte Enterprise Search. Intelligente Software wie der iFinder kann mithilfe sogenannter Konnektoren verschiedenste Datenquellen der Behörde anbinden, durchsuchen und auswerten. Durch fortschrittliche Textanalyse-Verfahren und Methoden der Künstlichen Intelligenz, wie Machine Learning und Deep Learning sowie semantische Suche erfasst die Software strukturierte und unstrukturierte Inhalte, sortiert und aggregiert diese und setzt sie in den richtigen Kontext.
Dies ermöglicht es Mitarbeitenden, benötigte Informationen schnell und zuverlässig über einen zentralen Einstiegspunkt zu finden. Das erleichtert nicht nur die tägliche Arbeit, sondern stärkt auch das Wissensmanagement innerhalb der Behörde. Neue Mitarbeitende können schneller eingearbeitet werden und das in verschiedenen Systemen abgelegte Wissen ausscheidender Kollegen bleibt weiter verwendbar.
Die Einsatzmöglichkeiten dieser KI-basierten Suchsoftware gehen weit über die einfache Suche hinaus, denn durch intelligente Dokumentenanalyse ermöglicht sie die Weiterverarbeitung von Dokumenten in informationsbasierten Prozessen, z.B:
Die Integration generativer KI erweitert die Fähigkeiten von Enterprise Search um dialogische Fähigkeiten. Gerade im Wissensmanagement bieten KI-Assistenten Mitarbeitenden eine große Unterstützung. Sie verstehen und verarbeiten menschliche Sprache nicht nur, sie können Antworten erstellen und Texte zusammenfassen. Dies eröffnet zahlreiche neue Einsatzmöglichkeiten, die wir teilweise bereits mit Behörden umsetzen, so z.B.:
Der interessanteste Anwendungsfall für eine Organisation ist es ja, generative KI mit den eigenen Daten einzusetzen. Aber wie minimiert man dabei Halluzinationen, die bei Chatbots wie ChatGPT zuletzt auftraten und wie vermeidet man, dass Informationen an unberechtigte User gelangen?
Die Enterprise Search bindet ohnehin die gewünschten internen Datenquellen an. Bei Anfragen von Nutzenden durchsucht die Enterprise Search die organisationseigenen Daten nach relevanten Informationen und stellt die gefunden Passagen dem KI-Modell zur Generierung der Antwort zur Verfügung. Wenn in den angeschlossenen Datenquellen neue Dokumente oder Daten hinzukommen, werden sie von der Suchsoftware automatisch indiziert. So basieren auch die Antworten der generativen KI stets auf aktuellen Informationen. Das Risiko für Halluzinationen sinkt dadurch signifikant. Zusätzlich gibt die Enterprise Search die Quellen an, aus denen eine Antwort generiert wurde – so können Nutzende Informationen stets überprüfen.
Auch sind zentrale interne Datenschutzanforderungen von öffentlichen Verwaltungen bereits von Haus aus erfüllt: Da die Suchsoftware automatisch die Zugriffsrechte von Daten berücksichtigt, erhalten Mitarbeitende in ihren Antworten nur Informationen, die sie auch berechtigt sind, zu sehen. Um darüber hinaus Datensicherheit nach außen zu gewährleisten, ist es ratsam die generativen KI-Modelle on-premises, auf organisationseigenen Servern, zu betreiben. So fließen keine Informationen an letztlich unkontrollierbare Cloud-Anbieter von generativen KI-Services.
Suchmaschinen, wie der iFinder, die Künstliche Intelligenz einsetzen, müssen den Vorgaben des neuen EU AI Act entsprechen. Diese Verordnung stellt sicher, dass KI ethisch, transparent und sicher eingesetzt wird. Behörden können sich dadurch auf die maximale Sicherheit und Effizienz der Lösungen im täglichen Betrieb verlassen.
Durch die effiziente Nutzung und Verarbeitung und von Informationen können öffentliche Verwaltungen ihre Dienstleistungen verbessern und den steigenden Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger gerecht werden. Intelligente Suchsoftware in Kombination mit generativer KI unterstützt dabei, Verwaltungsprozesse zu beschleunigen und gleichzeitig die Datensicherheit zu gewährleisten – ein wichtiger Baustein im Rahmen der digitalen Souveränität.
