Die meisten kennen die Situation: Man sucht im Intranet, dem E-Mail-Postfach oder auf dem Fileshare nach einer bestimmten Information – und findet einfach nichts. Obwohl man genau weiß: Irgendwo ist das Dokument, die Richtlinie oder das Formular doch vorhanden. Nur leider nicht auffindbar. Das Problem liegt oft nicht an der Information selbst, sondern an der Suche.
Ein Beispiel: Eine Kollegin sucht im Intranet nach dem „Reisekostenformular“. Die Suche liefert null Ergebnisse. Der Grund: Im System heißt das Dokument „Spesenabrechnung Inland“. Wer diesen Begriff nicht kennt, hat Pech gehabt – denn die Suche erkennt keine Synonyme, keine nahen verwandten Begriffe und hilft auch sonst nicht weiter. Die Folge: Zeitverlust, Frustration – oder die Frage ans Team („Weiß jemand, wo das Formular für Reisekosten ist?“), was zusätzlich Zeit kostet.
Oder ein anderer Fall: Ein Mitarbeiter sucht nach einer früheren Projektpräsentation. Er weiß noch ungefähr das Jahr und das Thema – aber die Suche zeigt Dutzende Ergebnisse an, unsortiert und ohne Filtermöglichkeit nach Zeitraum, Dateityp oder Abteilung. Nach zehn Minuten gibt er auf und erstellt die Präsentation neu. Dabei ist die Datei im System – nur nicht auffindbar.
Eine Vielzahl an Abteilungen, Tools und Datenquellen potenziert dieses Problem. Die Menge an Informationen ist enorm – und ohne klare Struktur, intelligente Suchfunktionen oder sinnvolle Filter wird das tägliche Arbeiten zur Geduldsprobe.
Und wenn sich selbst langjährige Mitarbeitende schon schwertun, bestimmte Inhalte zu finden – wie soll es dann neuen Kolleginnen und Kollegen ergehen? Zumal es in Zeiten von Remote Work nicht mehr selbstverständlich ist, einfach mal kurz über den Flur zu fragen: „Weißt du, wo ich das finde?“
Was dabei oft übersehen wird: Schlechte Suchfunktionen kosten nicht nur Nerven, sondern auch Geld. Und das jeden Tag.
Selbst kleine Verzögerungen summieren sich über Wochen und Monate mit direkten Auswirkungen auf Produktivität, Qualität und Motivation von Mitarbeitenden aller Hierarchieebenen.
Was es braucht, ist ein intelligentes System hinter dem Suchfeld, das den Anwender „versteht“ bzw. einen allzeit verfügbaren virtuellen Assistenten, den man einfach fragen kann. Zum Beispiel: „Wie beantrage ich Elternzeit?“ oder „Wo finde ich die Vorlage für Projektberichte?“
Ein intelligenter Assistent sollte dann nicht nur korrekte Antworten geben, ohne zu halluzinieren, sondern auch direkt relevante Links, Dokumente, Ansprechpartner oder Prozessseiten liefern.
Dass Mitarbeitende Informationen schnell finden können, ist technisch längst möglich. Es gibt ausgereifte Suchlösungen, die sich unkompliziert an bestehende Portale, das Intranet oder andere interne Datenquellen anbinden lassen. Und es gibt Profis, die sich seit vielen Jahren genau darauf spezialisiert haben, Wissen im Unternehmen auffindbar zu machen – inklusive aller kniffligen Themen wie:
Wenn das alles möglich ist – warum sollten Unternehmen dann eigene Lösungen entwickeln lassen, die oft viel Zeit und Geld kosten und am Ende doch zu kurz greifen?
Eine schlechte Suche ist mehr als nur ein technisches Manko – sie bremst die tägliche Arbeit, frustriert Mitarbeitende und verursacht täglich versteckte Kosten in nicht zu unterschätzender Höhe. Wer seine digitale Arbeitsumgebung ernst nimmt, sollte deshalb vor allem eines verbessern: die Auffindbarkeit von Informationen. Das ist kein „Nice-to-have“, sondern ein entscheidender Faktor für Effizienz, Mitarbeiterzufriedenheit und wirtschaftlichen Erfolg – besonders in Zeiten von Remote Work, wachsender Komplexität und einer steigenden Mitarbeiterfluktuation durch den anstehenden Ruhestand erfahrener Fachkräfte der Babyboomer-Generation.
Denn: Wissen bringt nur dann etwas, wenn man es auch findet – und wer schneller findet, kann auch schneller und besser handeln.
